Du bon usage de la communication par voie électronique

La communication des pièces entre les parties est régie par les articles 132 à 137 du Code de procédure civile.

La communication par voie électronique est encadrée par les articles 748-1 à 748-7 du Code de procédure civile.

La communication des pièces est une obligation procédurale qui s’impose de plein droit aux parties et qui les oblige à se transmettre spontanément et réciproquement toutes les pièces invoquées au soutien de leurs prétentions.

La dématérialisation des procédures s’installe progressivement dans les habitudes judiciaires, et la communication par voie électronique est de plus en plus prégnante.

Les échanges entre avocats, entre avocats et clients ou entre avocats et experts vont se généraliser, et, dans un avenir proche, se feront exclusivement, ou du moins majoritairement, par  message électronique.

La mise en place du RPVA (Réseau Privé Virtuel Avocats) va généraliser la communication par voie électronique entre les avocats et les juridictions - étant précisé qu’elle est d’ores et déjà obligatoire devant la Cour d’appel au titre des échanges de conclusions - en permettant dans un premier temps la communication par voie électronique des conclusions, puis dans un second temps, la communication sur le même mode des pièces versées aux débats.

De même, le télérecours permet aujourd’hui, devant le Tribunal Administratif ou la Cour Administrative d’appel, d’introduire un recours et de communiquer les mémoires par voie électronique ; les pièces étant systématiquement communiquées sur ce seul mode.

Toutefois, il restera loisible au juge d’exiger la communication de l’original établi sur papier (art. 748-4 CPC).

Le Code de procédure civile ne contient aucune disposition contraignante concernant le mode de communication des pièces entre les parties.

En pratique, la communication des pièces aux parties se réalise aux moyens de photocopies, par courrier électronique ou sur support numérique (CD, clef USB).

Cette pratique est expressément prévue par le règlement intérieur national des barreaux en son article 5.5[1].

            « Communication des pièces :

            5.5. La communication de pièces se fait en original ou en photocopie.
            Les pièces doivent être numérotées, porter le cachet de l'avocat et être accompagnées      d'un bordereau daté et signé par l'avocat.

            La communication se fait dans les conditions suivantes :

            - parmi les pièces, celles qui sont en langues étrangères doivent être accompagnées         d'une traduction libre ; en cas de contestation, il sera recouru à un traducteur juré ;

            - les moyens de fait et de droit ci-dessus visés peuvent être communiqués sous forme         de notice, de conclusion ou de dossier de plaidoirie ;

            - la jurisprudence et la doctrine sont versées aux débats si elles ne sont pas publiées ;       si elles sont publiées, les références complètes sont communiquées aux autres avocats.

            La communication de pièces peut être faite par voie électronique, par la remise de        tout support de stockage de données numériques, ou par l'envoi d'un courrier     électronique, s'il est justifié de sa réception effective par le destinataire. »

La communication de pièces par voie électronique n’est, à ce jour, pas encadrée sur ses modalités pratiques.

Ainsi, il n’est pas rare qu’aucun bordereau de pièces ne soit joint lors d’une communication électronique alors qu’il s’agit d’une pratique usuelle lors d’une remise « papier ».

Les pièces peuvent être jointes à un e-mail « en vrac » sans être numérotées.

Il arrive également que toutes les pièces figurent dans un seul et même fichier, rendant leur lecture malaisée ; un fichier pouvant comprendre 142 documents pour 943 pages, il est évident qu’un fichier communiqué sous cette forme est inexploitable sauf à imprimer l’ensemble des pièces ou à visualiser l’ensemble des pages sur écran, ce qui est fastidieux et contre-productif.

Il nous faut donc normaliser la communication des pièces qu’il s’agisse de la communication entre avocats, avec les Experts, ou avec une juridiction administrative.

Il sera ici suggéré un vade-mecum de la communication des pièces par voie électronique.

Une solution consisterait à faire figurer :

-          Un premier fichier comportant le Bordereau de pièces,

-          puis une pièce par fichier PDF nommé :

• §  soit selon l’intitulé de la pièce sur le bordereau – ce qui a l’inconvénient de reprendre le Bordereau et peut être fastidieux,

• §  soit selon son numéro.

Néanmoins, ce mode de présentation nécessite de disposer de deux écrans afin de permettre d’ouvrir le fichier comprenant le Bordereau de pièces sur un écran et de visualiser les pièces sur le deuxième écran, tout en conservant le fichier du Bordereau ouvert.

Certes, la gestion simultanée de deux écrans avec une seule souris nécessite qu’on s’y habitue - Essayez et vous verrez que chercher la souris n’est pas un vain mot !

Mais une fois que vous maîtriserez l’utilisation de deux écrans, vous ne pourrez plus vous en passer !

EXEMPLE :